# Lista de verificación para planificar un retiro de empresa: de 12 semanas antes al día después > Todas las tareas para un retiro de empresa de 2–4 días, en el orden en que debe hacerlas: desde el brief y el presupuesto 12 semanas antes hasta la nota de agradecimiento y la encuesta del día después. URL: https://www.bravodays.com/es/recursos/lista-de-verificacion-para-planificar-un-retiro-de-empresa-de-12-semanas-antes-al-dia-despues Last updated: 2026-10-21 Publisher: BravoDays (https://www.bravodays.com) ## En resumen - Doce semanas es una antelación cómoda para 30–150 personas; con menos de ocho semanas, empiece con los vuelos y la sede el mismo día. - Cierre los objetivos, el rango de asistentes y el presupuesto antes de contactar con una sola sede. - Recopile los datos de pasaporte, alimentación y accesibilidad una sola vez, pronto y en un único formulario. - Planifique el día después: la encuesta, la nota de agradecimiento y la conciliación de facturas cierran el ciclo. ## Resumen Use esta lista para un retiro de empresa, un offsite o un viaje de incentivo de dos a cuatro días. Marque las tareas a medida que avance y compártala con los responsables de cada parte. Los plazos suponen unas 12 semanas de antelación; si tiene menos, concentre las tres primeras secciones en sus dos primeras semanas. ### 12 semanas antes: brief y presupuesto - Anote los dos o tres objetivos del retiro (por ejemplo: alinearse con el plan del próximo año, premiar al equipo de ventas, ayudar a cohesionar un equipo fusionado). - Acuerde quién aprueba: un responsable del presupuesto y una persona que toma las decisiones. - Defina un rango de asistentes (mínimo y máximo) y quién está invitado: equipo, socios, acompañantes. - Elija dos o tres franjas de fechas y compárelas con los festivos, las vacaciones escolares y los plazos de la empresa en cada país de origen. - Fije un presupuesto total y un tope por persona, y decida qué incluye (vuelos, habitaciones, comidas, actividades, regalos, IVA). - Enumere los imprescindibles y los motivos de descarte: tamaño de la sala de reuniones, habitaciones individuales, playa o ciudad, tiempo de viaje, política de alcohol. - Decida si trabajará con un organizador o directamente con la sede, y envíe el brief. ### 10 semanas antes: destino y sede - Preseleccione dos o tres destinos según el tiempo total de viaje desde sus ciudades de origen, no solo por la distancia. - Compruebe los requisitos de entrada para cada pasaporte del grupo (sin visado, visado electrónico o visado obligatorio) y anote los plazos de tramitación. - Compare de dos a cuatro sedes una al lado de otra: habitaciones, espacio de reuniones, espacios exteriores, comida, wifi, accesibilidad, precio. - Pida por escrito las condiciones del bloqueo de habitaciones: fechas de liberación, reducción permitida (attrition), cancelación y calendario de depósitos. - Haga una visita de inspección o un recorrido por vídeo en directo de la sala de reuniones, las habitaciones y los comedores. - Firme el contrato con la sede y pague el depósito solo después de que la persona que decide lo haya aprobado. ### 8 semanas antes: invitaciones y vuelos - Envíe un save-the-date con las fechas, el destino y lo que está cubierto. - Abra un único formulario de inscripción: nombre completo como en el pasaporte, nacionalidad, fecha de nacimiento si es necesaria para los vuelos, necesidades alimentarias, necesidades de accesibilidad, preferencia de habitación, contacto de emergencia. - Solicite presupuestos de vuelos para grupos o establezca una política y una fecha límite de reserva si cada persona reserva por su cuenta. - Inicie las solicitudes de visado o visado electrónico para quien lo necesite. - Compruebe la cobertura del seguro de viaje de cada participante. ### 6 semanas antes: programa y experiencias - Prepare un borrador de la agenda día a día: llegadas, sesiones de trabajo, actividades, tiempo libre, comidas, salidas. - Reserve al menos un bloque sin estructurar cada día; la gente recuerda las conversaciones que tuvo en su tiempo libre. - Reserve actividades y guías, con una alternativa por si hace mal tiempo para todo lo que sea al aire libre. - Informe a ponentes o facilitadores sobre los objetivos, los horarios y el público. - Confirme las necesidades audiovisuales: pantallas, micrófonos, punteros, retransmisión híbrida, interpretación. - Planifique la cena de gala o la velada principal: lugar, menú, entretenimiento, premios, transporte. ### 4 semanas antes: logística - Elabore la rooming list a partir de las inscripciones y envíela a la sede. - Reserve los traslados desde el aeropuerto por vuelo, con carteles con nombres y un punto de encuentro. - Confirme menús que cubran todas las necesidades alimentarias, incluidas halal, vegetariana, vegana y alergias. - Encargue los artículos de marca, los regalos y los materiales impresos con entrega en la sede. - Acuerde la lista de contactos en destino y un grupo de WhatsApp o mensajería para el equipo principal. - Redacte un breve plan de seguridad: hospital más cercano, números de emergencia, punto de primeros auxilios, puntos de reunión. ### 2 semanas antes: confírmelo todo - Envíe a los participantes el dosier de viaje final: vuelos, horarios de traslado, dirección del hotel, agenda, código de vestimenta, previsión del tiempo, contactos de emergencia. - Vuelva a confirmar las cifras finales con la sede y con cada proveedor antes de su fecha de liberación. - Compruebe que todos tienen el visado y el pasaporte en regla y en su poder. - Prepare el guion del evento (run-of-show) con horarios y responsables para cada sesión y traslado. - Acuerde las condiciones de pago y las fechas de vencimiento del saldo final. ### Días del evento - Llegue un día antes si puede: recorra las salas, pruebe el audiovisual y el wifi y conozca al equipo de la sede. - Haga una reunión diaria de 10 minutos con la sede y los proveedores. - Controle las llegadas y salidas con la lista de traslados. - Lleve un registro de cambios (habitaciones extra, cambios de menú, traslados añadidos) para revisar las facturas. - Haga fotos y vídeos cortos para la comunicación interna, con consentimiento. ### El día después - Envíe una nota de agradecimiento con fotos y las decisiones o resultados clave de las sesiones. - Envíe una encuesta de cinco preguntas en un plazo de 48 horas, mientras los recuerdos están frescos. - Concilie las facturas de los proveedores con los contratos y el registro de cambios. - Escriba un balance de una página: qué funcionó, qué cambiar, qué repetir el próximo año. - Comparta los resultados con la dirección frente a los objetivos que fijó 12 semanas antes. ## Páginas relacionadas - [Recursos](https://www.bravodays.com/es/recursos) - [Solicitar presupuesto](https://www.bravodays.com/es/solicitar-presupuesto)