مواءمة الفريق: الأهداف والأدوار وأساليب العمل

التحدي في بيئة العمل

نادراً ما يبدو غياب المواءمة لافتاً. إنه يظهر في صورة عمل مكرّر، وقرارات يُعاد فتحها، واجتماعات يدافع فيها كل شخص عن نطاقه، وموظفين جدد لا يعرفون من يقرّر ماذا. وكثيراً ما يأتي في أعقاب النمو، أو إعادة الهيكلة، أو قائد جديد، أو استراتيجية أُعلنت لكنها لم تُترجم قط إلى أهداف للفريق.

كيف ننفّذها

التشخيص. يكشف استبيان قصير مجهول الهوية وعدد من المحادثات مواضع الاتفاق والاختلاف داخل الفريق حول الأهداف والأدوار وصلاحيات القرار وعادات الاجتماعات. التصميم. نخطط لورشة تخصّص معظم وقتها للفجوات الحقيقية بدلاً مما هو واضح أصلاً. التنفيذ. يقود المُيسِّر الفريق عبر تحديد الأهداف (عدد محدود من الأهداف بنتائج قابلة للقياس)، وخريطة للأدوار والمسؤوليات، وميثاق للفريق حول طريقة الاجتماع واتخاذ القرار والتعامل مع الخلاف. المراجعة الختامية. نختم كل محور بالتأكد من أن الجميع يستطيعون شرح النتيجة بكلماتهم الخاصة. المتابعة. تتسلّمون الأهداف وخريطة الأدوار والميثاق مكتوبة، ونعقد مراجعة قصيرة بعد 60 يوماً.

الصيغ

• نصف يوم: رسم سريع لخريطة الأدوار والمسؤوليات، أو ميثاق للفريق، لفريق قائم.
• يوم كامل: الأهداف والأدوار وأساليب العمل في يوم واحد، مع نشاط جماعي قصير للحفاظ على الحيوية.
• خلوة من 2 إلى 3 أيام: للفرق الجديدة أو المندمجة، مع وقت لبناء العلاقات، وتحدٍّ في التنسيق، وبرنامج مواءمة متكامل.

كيف نقيس الأثر بصدق

نعيد الاستبيان القصير نفسه قبل الورشة وبعد نحو 60 يوماً، لتروا ما إذا كان وضوح الأهداف والأدوار قد تحسّن من وجهة نظر الفريق نفسه. كما ننظر في صلاحيات القرار المتفق عليها عند التطبيق: أي القرارات اتُّخذت حيث ينبغي، وأيها لا يزال يُصعَّد. وتتسلّمون النتائج كما هي.