Коротко

  • Прежде чем планировать что-либо ещё, запишите три-пять решений, которые должна дать сессия.
  • Рассылайте материалы заранее и делайте презентации короткими, чтобы время уходило на обсуждение.
  • Пригласите нейтрального фасилитатора, чтобы руководители участвовали, а не вели зал.
  • Завершайте ответственными, сроками и коротким письменным резюме в течение 48 часов.

Большинство команд руководителей бывали на стратегических выездах, которые в моменте казались продуктивными, а потом почти ничего не изменили. Разговоры были хорошими, ужины ещё лучше, но через шесть недель никто не мог точно сказать, что было решено. Разница между выездом, который дрейфует, и выездом, который даёт результат, редко заключается в площадке или бюджете. Всё дело в структуре. Вот структура, которую мы используем, проектируя стратегические сессии с командами руководителей.

Начинайте с решений, а не с программы

Прежде чем что-либо бронировать, запишите три-пять решений, которые должна дать сессия. Не темы, а решения: «согласовать три приоритета на следующий год», «выбрать между выходом на рынок А или Б», «утвердить новую структуру команды». Если вы не можете их записать, сессию ещё рано планировать.

Заранее поделитесь списком с участниками. Это задаёт ожидания и даёт людям время подумать, что приводит к более качественным обсуждениям.

Подготовьте мышление до поездки

  • Материалы для чтения: рассылайте короткие сфокусированные материалы как минимум за неделю. Длинные презентации читать не будут, а две-три страницы на тему — будут.
  • Предварительные задания: попросите каждого участника коротко письменно изложить свою позицию по ключевым вопросам. Это даёт голос тихим участникам и заранее выявляет разногласия.
  • Данные: убедитесь, что цифры, о которых будут спорить, согласованы до сессии, чтобы не тратить время на выяснение, какая таблица правильная.

Стройте программу вокруг энергии

Хорошая программа выезда следует за энергией группы, а не только за списком тем.

  1. День первый, утро: контекст и согласование. Обзор положения бизнеса и подтверждение решений, которые нужно принять.
  2. День первый, вторая половина: варианты. Изучение альтернатив в малых группах с последующим обсуждением всей группой.
  3. День первый, вечер: непринуждённый ужин. Здесь происходят одни из самых важных разговоров.
  4. День второй, утро: решения. В это время группа наиболее сосредоточена. Принимайте самые трудные решения здесь.
  5. День второй, вторая половина: ответственные, сроки и коммуникация. Договоритесь, кто что делает и как решения будут донесены до всей организации.

Сведите презентации к минимуму. Если что-то можно прочитать, это нужно прочитать заранее, а не презентовать в зале.

Практический совет: повесьте на стену доску «парковки» и используйте её без жалости. Важные темы, которых нет в списке решений, отправляются туда с ответственным и датой — так их признают, не сбивая день с курса.

Пригласите нейтрального фасилитатора

Когда сессию ведёт CEO или другой руководитель, остальные часто сдерживаются, а сам руководитель не может полноценно участвовать. Нейтральный фасилитатор управляет временем, вытягивает разные мнения, называет разногласия и ведёт группу к решениям. Хорошо проинструктируйте его: ему нужно понимать контекст бизнеса, динамику группы и желаемый результат.

Заранее договоритесь, как будут приниматься решения. Будет ли группа стремиться к консенсусу, решит ли CEO, выслушав всех, или часть решений будет делегирована меньшей группе? Команды часто теряют часы, потому что это никогда не проговаривалось вслух. Запишите правило принятия решения рядом с каждым пунктом списка и попросите фасилитатора напоминать о нём перед началом обсуждения. Это маленький шаг, который предотвращает массу разочарований.

Выберите площадку, которая помогает сосредоточиться

Для стратегической работы площадка должна быть спокойной, комфортной и немного удалённой от повседневной жизни, но не настолько, чтобы дорога съедала рабочее время. В Турции хорошо подходят бутик-отель в Каппадокии, винодельческое поместье в Урле или лодж у озера в Сапандже. Ищите конференц-зал с дневным светом и свежим воздухом, отдельное пространство для работы в малых группах, надёжную связь и возможность работать на улице, когда позволяет погода.

Планируйте короткие перерывы на воздухе, прогулку после обеда и полноценный свободный вечер. Уставшие руководители принимают плохие решения.

Замкните цикл

Выезд заканчивается, когда решения записаны и разосланы, а не когда уезжает автобус. В течение 48 часов отправьте участникам короткое резюме: принятые решения, ответственные, сроки и открытые вопросы с «парковки». Запланируйте контрольную встречу через четыре-шесть недель, чтобы оценить прогресс. Без этого даже хорошие решения забываются.

Если вы планируете выезд руководителей или стратегическую сессию, пришлите нам решения, к которым нужно прийти, размер группы и предпочтительные даты. Мы предложим подходящую площадку и формат фасилитации и возьмём на себя логистику, чтобы ваша команда могла сосредоточиться на работе.