Цели и бриф

Большинство проблем с ретритами начинаются ещё до бронирования: никто не записал, зачем ретрит проводится. В результате программа пытается охватить всё сразу, бюджет постоянно меняется, а площадку выбирают по фотографиям, а не по тому, насколько она подходит. Этот урок поможет избежать этого с помощью брифа на одну страницу.

Начните с вопроса «зачем»

Спросите человека, который инициировал ретрит: если всё пройдёт действительно хорошо, что изменится потом? Типичные ответы:

• Согласованность: все понимают стратегию на следующий год и свою роль в ней.
• Сплочённость: удалённая или недавно объединённая команда выстраивает доверие и отношения.
• Признание: лучшие сотрудники получают награду и чувствуют, что их ценят.
• Решения: руководство уезжает с конкретными решениями и ответственными.
• Обучение: люди получают навык или взгляд на вещи, которые невозможно получить в офисе.

Выберите две-три цели. Ретрит с семью целями обычно не достигает ни одной из них как следует. Сформулируйте каждую цель как результат, который можно проверить потом, например «каждая команда уезжает с тремя согласованными приоритетами на I квартал», а не «обсудить стратегию».

Кто едет?

Договоритесь о диапазоне числа участников, а не об одной цифре: минимум и максимум. Уточните, приглашены ли партнёры, фрилансеры, новые сотрудники или сопровождающие лица и является ли участие обязательным или добровольным. Заранее отметьте участников с особыми потребностями в доступности или ограничениями на поездки: это влияет на выбор направления и площадки.

Когда и на сколько?

Выберите два-три возможных периода и сверьте их с государственными и религиозными праздниками во всех странах, где живут ваши сотрудники, школьными каникулами, запусками продуктов, окончанием финансового года и высоким сезоном в возможных направлениях. Большинству команд достаточно двух-трёх дней на месте, чтобы достичь целей, не изматывая ни людей, ни бюджет.

Кто принимает решения?

Назначьте одного ответственного за бюджет и одного человека, принимающего решения. Это может быть один и тот же человек. Без этого каждый выбор возвращается к групповому обсуждению, а сроки сдвигаются. Договоритесь, как быстро будут приниматься решения: площадки часто держат опцию всего несколько дней.

Бриф на одну страницу

Соберите всё на одной странице:

• Цель: две-три цели, сформулированные как результаты.
• Участники: диапазон численности, кто приглашён, города вылета.
• Даты: два-три периода и количество ночей.
• Бюджет: общий и на человека, а также что в него входит (перелёты? НДС?).
• Обязательные условия: например, одноместные номера, зал для всей группы, дневной свет, море или город.
• Неприемлемые условия: например, больше одной пересадки, дорога дольше пяти часов.
• Кто принимает решения и сроки.

Отправляйте эту страницу каждой площадке, организатору или поставщику, с которыми общаетесь. Вы получите сопоставимые ответы — и гораздо быстрее.

Ваше задание

Напишите свой бриф на одну страницу прямо сейчас, даже если некоторые ответы пока приблизительные. Отправьте его инициатору ретрита и попросите подтвердить цели.