Коротко

  • Приезжайте в то же время дня и недели, что и ваше мероприятие, чтобы увидеть реальный шум, освещение и загруженность.
  • Проверьте Wi-Fi сами в конференц-зале и в гостевом номере; не полагайтесь на брошюру.
  • Запросите документы по пожарной безопасности и план эвакуации и пройдите к аварийным выходам.
  • Получите условия блока номеров, допустимого сокращения и отмены в письменном виде до отъезда.

Осмотр площадки — самый ценный час, который можно потратить перед подписанием договора. Этот чек-лист повторяет те же критерии, которые наша команда использует перед публикацией площадки на BravoDays: выездной осмотр, «тайный покупатель», тест Wi-Fi, «проверка атмосферы», документы по пожарной безопасности, доступность и договор. Распечатайте его, возьмите с собой и записывайте ответы прямо во время осмотра.

Перед поездкой

  • Отправьте площадке черновик программы, диапазон численности и потребности в номерах, чтобы вам показали подходящие пространства.
  • Попросите о встрече с менеджером по мероприятиям и, если возможно, с менеджером банкетной службы или службы F&B.
  • Спланируйте поездку тем же маршрутом, которым гости поедут из аэропорта, и засеките время в пути.
  • Забронируйте обед или ужин в ресторане площадки, чтобы оценить еду и сервис глазами гостя (простой вариант «тайного покупателя»).

Прибытие и первое впечатление (проверка атмосферы)

  • Легко ли автобусу найти въезд, и есть ли место, где он может остановиться и высадить пассажиров?
  • Сколько времени занял заезд и как вас встретили?
  • Подходит ли площадка вашей группе: официальная или непринуждённая, оживлённая или уединённая, семейный курорт или бизнес-отель?
  • Забронированы ли на ваши даты другие крупные группы или свадьбы, с которыми придётся делить общие зоны?

Гостевые номера

  • Осмотрите хотя бы один номер каждой категории, которую планируете бронировать, а не только демонстрационный.
  • Проверьте конфигурацию кроватей (две раздельные или одна двуспальная), плотные шторы, шум из коридора или с дороги, кондиционер.
  • Уточните, сколько номеров каждой категории реально доступно на ваши даты.
  • Спросите о номерах для людей с инвалидностью: сколько их, где они расположены и чем оборудованы.

Конференц-пространство и залы для мероприятий

  • Есть ли естественный свет и можно ли полностью затемнить зал для экранов?
  • Проверьте высоту потолков, колонны и обзор для вашей рассадки (театр, класс, кабаре, П-образная).
  • Осмотрите залы для работы в группах: насколько они близко и сколько человек вмещает каждый?
  • Уточните собственное AV-оборудование площадки: экраны, проекторы, микрофоны, звук, свет, техник на месте.
  • Спросите, что ещё будет проходить в соседних залах в ваши даты.
  • Найдите открытую зону для кофе-брейков, фуршетов или активностей и крытую альтернативу на случай дождя.

Тест Wi-Fi и связи

  • Проведите тест скорости в главном конференц-зале, в зале для групповой работы и в гостевом номере; запишите скорость загрузки и отдачи.
  • Спросите, можно ли выделить группе отдельную сеть и какая пропускная способность гарантируется.
  • Проверьте мобильную связь в конференц-залах, особенно в цокольных этажах.
  • Посчитайте розетки в конференц-зале и при необходимости попросите удлинители.

Питание и напитки

  • Попробуйте блюда или закажите дегустацию меню гала-ужина.
  • Спросите, как площадка выполняет запросы на халяль, вегетарианские, веганские, безглютеновые блюда и при аллергиях, и как маркируются блюда.
  • Проверьте вместимость на завтраке: сможет ли ресторан посадить всю вашу группу в час пик?
  • Согласуйте время кофе-брейков и места их проведения рядом с конференц-залом.
  • Уточните политику в отношении алкоголя, часы действия лицензии и ограничения для мероприятий на открытом воздухе.

Пожарная безопасность, охрана и защита

  • Запросите сертификат пожарной безопасности и план эвакуации и пройдите от вашего конференц-зала к аварийным выходам.
  • Проверьте наличие дымовых извещателей и спринклеров в номерах и залах.
  • Узнайте, где находится ближайшая больница и сколько времени до неё добираться.
  • Спросите, есть ли сотрудник с подготовкой по первой помощи или дежурный врач, а также дефибриллятор на территории.
  • Проверьте охрану на входах и то, как площадка организует доступ для VIP-гостей или известных спикеров.
  • Для бассейнов, пляжей или активностей: есть ли спасатель и каковы правила присмотра?

Доступность

  • Есть ли доступ без ступеней от места высадки до лобби, конференц-залов, ресторана и туалетов?
  • Достаточно ли просторны лифты для инвалидной коляски, и есть ли доступный туалет рядом с конференц-залом?
  • Может ли площадка предоставить индукционные петли, меню крупным шрифтом или тихие комнаты?

Устойчивость

  • Спросите, какие практики действуют уже сегодня, а не планируются: станции наполнения воды, местные закупки, учёт пищевых отходов, возобновляемая энергия, сертификаты.
  • Спросите, могут ли вам предоставить данные о потреблении энергии, воды или объёме отходов по мероприятию для вашей отчётности.

Договор и коммерческие условия

  • Размер блока номеров, дата снятия брони и допустимое сокращение (сколько номеров можно вернуть без штрафа).
  • Шкала штрафов за отмену по датам, суммы депозитов и график платежей.
  • Минимальная сумма расходов на питание и напитки и что в неё засчитывается.
  • Аренда залов, стоимость AV-оборудования, сервисные сборы и НДС: что входит в указанную цену.
  • Аренда площадки целиком или эксклюзивность: если вам нужна вся площадка, что именно входит и какие точки остаются открытыми для публики.
  • Положение о форс-мажоре и что произойдёт, если площадку продадут или закроют на реконструкцию до ваших дат.

После осмотра

  • Запишите заметки и оценки в тот же день и поделитесь фотографиями с лицом, принимающим решение.
  • Попросите площадку прислать письменное предложение, отражающее всё, о чём договорились на месте.
  • Перед принятием решения сравните площадки бок о бок по одним и тем же критериям.