Руководство по устойчивым мероприятиям: корпоративные события и выезды с меньшим воздействием

Всё больше запросов на коммерческие предложения содержат вопрос о том, как мероприятие снизит своё воздействие на окружающую среду. Одним компаниям данные о мероприятиях нужны для отчётности в области устойчивого развития, другие просто хотят, чтобы их события отражали их ценности. В этом руководстве собраны решения, которые дают наибольший эффект, в том порядке, в котором вы их принимаете, и честные рекомендации о том, что можно заявлять, а что нельзя.

1. Начните с брифа

Устойчивость проще всего обеспечить, если она входит в бриф с первого дня, а не добавляется в конце. Запишите:

• что ваша компания уже требует (политика командировок, кодекс поведения поставщиков, обязательства по отчётности);
• какие приоритеты для вас важнее всего: углерод, отходы, вклад в местную экономику, доступность и инклюзивность;
• какие данные понадобятся вам после мероприятия и в каком формате.

Структурировать работу помогут два широко используемых ориентира: ISO 20121 — международный стандарт систем менеджмента устойчивого развития мероприятий, и критерии Глобального совета по устойчивому туризму (GSTC), по которым оценивают отели, туроператоров и направления.

2. Поймите, откуда берётся воздействие

Для мероприятий, на которые участники прилетают, крупнейшим источником выбросов обычно является транспорт, причём часто с большим отрывом. За ним следуют проживание, питание, энергопотребление площадки, продакшн и материалы. Практический вывод: самое важное решение в области устойчивости — как правило, куда и как люди едут, а не выбор бейджей.

3. Выбирайте направление с учётом перелётов

• Сократите общий объём поездок. Отметьте на карте города, откуда летят участники, и сравнивайте направления по суммарному расстоянию и числу перелётов, а не по удалённости от головного офиса. Наш калькулятор перелётов сравнивает направления для вашей группы и показывает ориентировочный CO2e.
• Отдавайте предпочтение прямым рейсам. На взлёт и посадку приходится значительная часть расхода топлива, поэтому один прямой рейс обычно лучше двух стыковочных.
• Оставайтесь дольше, ездите реже. Один хорошо продуманный трёхдневный выезд может заменить несколько коротких поездок.
• Используйте поезда и групповые трансферы там, где они есть, а на месте — автобусы вместо множества машин.
• Рассмотрите гибридное участие для тех, кому пришлось бы лететь издалека ради короткой сессии.

4. Выбирайте площадки на основе фактов

Задавайте всем площадкам одни и те же вопросы и просите подтверждения, а не намерения:

• Какие у вас сертификаты, кем они выданы и когда истекают?
• Используете ли вы электроэнергию из возобновляемых источников и как её закупаете?
• Измеряете ли вы потребление энергии, воды и объём отходов и можете ли поделиться данными по нашему мероприятию?
• Есть ли у вас станции для наполнения бутылок водой вместо одноразовых пластиковых бутылок?
• Как вы сокращаете и измеряете пищевые отходы? Куда идут излишки еды?
• Какая доля продуктов и персонала у вас местная?
• Можно ли добраться до площадки общественным транспортом или коротким групповым трансфером?

В Турции Министерство культуры и туризма реализует национальную программу сертификации устойчивого туризма для средств размещения, разработанную совместно с GSTC. Сертификат — полезный сигнал, но всё равно уточняйте, что именно он охватывает.

5. Питание и напитки

Еда — та сфера, где мероприятие нагляднее всего показывает свои ценности и где чаще всего скрываются отходы.

• Планируйте по реальным цифрам. Подтверждайте окончательное количество гостей на каждый приём пищи и просите площадку готовить под эти цифры, а не каждый раз на полный состав.
• Сделайте растительное меню основным. Турецкая и средиземноморская кухня делает это простым и вкусным: мезе, блюда на оливковом масле, бобовые, овощи на гриле. Предлагайте мясо и рыбу как вариант, а не как центр каждого приёма пищи.
• Выбирайте местное и сезонное. Местные продукты сокращают транспортировку и поддерживают региональную экономику; к тому же обычно это лучшая еда в меню.
• Избегайте буфетов, которые невозможно контролировать. Небольшие тарелки, порционная подача или постепенно пополняемый буфет сокращают отходы.
• Организуйте передачу излишков еды, если это позволяют местные правила и требования безопасности пищевых продуктов.
• Замените бутилированную воду фильтрованной водой в графинах или станциями наполнения, а если дарите подарок, подарите гостям многоразовую бутылку.

6. Материалы, подарки и продакшн

• По возможности переводите программы, информационные пакеты и меню в цифровой формат; печатайте только то, чем гости действительно пользуются.
• Разрабатывайте брендинг без дат, чтобы баннеры и задники можно было использовать повторно.
• Арендуйте, а не стройте: мебель, сценические конструкции и декор обычно можно взять напрокат.
• Выбирайте меньше подарков, но лучше: местные ремёсла, продукты от небольших производителей или пожертвование от имени гостей.
• Избегайте одноразовых предметов, таких как пластиковые ленты для бейджей, воздушные шары и конфетти.
• Спросите поставщика AV-оборудования и продакшна об энергоэффективном освещении и экранах.

7. Люди и местное воздействие

Устойчивость касается и людей. Выбирайте поставщиков, которые справедливо платят и хорошо относятся к персоналу, включайте в программу местных гидов, ремесленников и малый бизнес и делайте мероприятие доступным: площадки без ступеней, учёт диетических потребностей, тихие зоны и инклюзивные активности, к которым может присоединиться каждый.

8. Измеряйте то, что важно

• Заранее договоритесь, какие данные вы будете собирать: поездки участников по виду транспорта и расстоянию, гостиничные ночи, питание, энергия, отходы и материалы.
• Собирайте данные о поездках в регистрационной форме (город отправления, вид транспорта) — это намного точнее, чем оценки задним числом.
• Используйте признанную методику расчёта и одну и ту же методику каждый год, чтобы сравнивать мероприятия.
• Ведите во время мероприятия краткий журнал устойчивости: что сделано, что измерено, что пошло не так.

9. Компенсация и коммуникация

Сначала сокращайте, затем рассматривайте компенсацию оставшегося. Если покупаете углеродные единицы, выбирайте проекты, сертифицированные по признанным стандартам, и описывайте их точно. В коммуникации:

• говорите о том, что вы сделали и измерили, с цифрами, если они у вас есть;
• избегайте общих заявлений вроде «углеродно-нейтральное» или «ноль отходов», если не можете документально подтвердить их по признанному стандарту;
• открыто говорите о том, что не удалось сделать в этот раз и что вы улучшите в следующий.

Правила в отношении экологических заявлений на многих рынках становятся строже, поэтому точные и проверяемые формулировки одновременно и убедительнее, и безопаснее.

10. Чек-лист на одну страницу

• Приоритеты устойчивости и потребности в отчётности зафиксированы в брифе.
• Направления сравнены по суммарным поездкам; предпочтение отдано прямым рейсам.
• Площадка выбрана на основе фактов: сертификаты, данные, наполнение воды, пищевые отходы.
• Растительное, местное и сезонное меню спланировано по реальным цифрам.
• Цифровые материалы, многоразовый брендинг, меньше подарков, но лучше.
• Местные поставщики и доступная, инклюзивная программа.
• Данные о поездках собраны при регистрации; методика измерения согласована.
• Честная коммуникация: что сделано, что измерено, что дальше.

Планируете мероприятие в Турции с целями в области устойчивости? Расскажите нам о своих приоритетах — мы предложим площадки и поставщиков, которые могут показать, что они делают, и поможем собрать нужные вам данные.