Ofis dışı toplantıların çoğu neden kararları değiştirmez ve değiştiren bir toplantı nasıl tasarlanır

Çoğu lider, o an verimli geçtiği hissini veren bir ofis dışı toplantıya katılmıştır. Tartışmalar açık, mekân güzel, kâğıt tahtalar doluydu. Yine de birkaç hafta sonra aynı konular haftalık toplantıda yeniden gündeme gelir ve gerçekte neye karar verildiğini söylemek zorlaşır. Bu bir çaba ya da iyi niyet meselesi değildir. Genellikle kimse gelmeden önce yapılan birkaç tasarım tercihine dayanır.

Ofis dışı toplantıların kararları değiştirememesinin beş nedeni

1. Gündem kararların değil, konuların listesidir

"Strateji", "kültür" ve "büyüme" birer konudur. Tercih değil, tartışma davet ederler. Gündem hangi kararların alınması gerektiğini söylemediğinde, grup doğal olarak süre dolana kadar konuşur.

2. Zor ödünleşimler sona bırakılır

Kolay maddeler enerji yarattıkları için ilk günü doldurur. Bütçeler, öncelikler ya da kimin ne yapacağına dair zor tercihler, insanların yorgun olduğu ve dönüş yolculuğunu düşündüğü son öğleden sonraya bırakılır.

3. Kararların nasıl alınacağı konusunda kimse uzlaşmamıştır

Herkesi dinledikten sonra son sözü CEO mu söyler? Çoğunluk mu? Oy birliği mi? Karar kuralı belirsizse tartışmalar ya uzar gider ya da insanların pazartesi günü farklı yorumladığı belirsiz bir mutabakatla biter.

4. Girdiler hazır değildir

Gruplar doğru bilgiler olmadan bir pazara giriş veya yeniden yapılanma hakkında karar veremez. Analiz ilk kez toplantıda sunulduğunda tartışma, tercih üzerine değil rakamlar üzerine bir münazaraya dönüşür.

5. Sonrasında hiçbir şey olmaz

Toplantı biter, insanlar dolu gelen kutularına döner ve notlar ortak bir klasörde bekler. Kararların, sorumluların ve tarihlerin yazılı bir kaydı ve ilerlemeyi gözden geçirmek için ayrılmış bir an olmadan plan sessizce unutulur.

Kararla biten bir ofis dışı toplantı nasıl tasarlanır

Üç ila beş kararla başlayın

Herhangi bir rezervasyon yapmadan önce, toplantının üretmesi gereken kararları yazın. Her birini net bir cevabı olan bir soru olarak ifade edin; örneğin "Gelecek yıl hangi iki pazara öncelik veriyoruz?" ya da "İki destek ekibini birleştiriyor muyuz?" Bunları adlandıramıyorsanız önce kısa bir görüşme turu veya anonim bir anket yapın.

Seçenekleri tek sayfada hazırlayın

Her karar için, temel bilgileri tek sayfada toplayan iki ila dört gerçekçi seçenek hazırlayın ve bunları önceden paylaşın. İnsanlar keşfetmeye değil, seçmeye hazır gelir.

Önce kriterler ve karar kuralı üzerinde uzlaşın

Seçenekleri tartışmadan önce iyi bir tercihin neye benzediği (örneğin etki, maliyet, risk ve hız) ve kimin karar vereceği konusunda uzlaşın. Bu on dakika sürer ve saatler kazandırır.

En zor kararı ikinci günün sabahına koyun

İlk öğleden sonrayı bağlam ve güven oluşturmak için kullanın, ardından en zor tercihi enerjinin en yüksek olduğu anda ele alın. Son yarım günü kararları bir plana dönüştürmeye ayırın.

Sadece tartışmayı değil, karar vermeyi de pratik edin

Kolaylaştırıcı eşliğinde bir simülasyon veya zaman baskılı bir karar egzersizi, bir ekibe gerçekte nasıl karar verdiğini gösterebilir: kim konuşuyor, kim dinleniyor ve ne kadar sürüyor. İyi değerlendirildiğinde, gruba ardından gelecek gerçek kararlar için ortak bir dil kazandırır.

Ayrılmadan önce yazıya dökün

Her günü, neye karar verildiğini, neyin ertelendiğini ve nedenlerini yeniden okuyarak kapatın. Her kararı, sorumlusunu, ilk adımı ve gözden geçirileceği tarihi listeleyen bir karar kaydıyla ayrılın.

30, 60 ve 90. günlerde değerlendirin

Toplantı bitmeden kısa değerlendirme toplantılarını takvime koyun. Her taahhüde bakın: tamamlandı mı, devam ediyor mu, takıldı mı? Bu, toplantının bir şeyi değiştirip değiştirmediğini görmenin en basit ve en dürüst yoludur.

İşe yarayıp yaramadığı nasıl ölçülür

Karmaşık ölçütlere ihtiyacınız yok. Toplantı öncesinde ve sonrasında yapılan kısa bir nabız anketi (önceliklerin netliği ve plana duyulan güven üzerine), karar kaydının kendisi ve 30/60/90 günlük değerlendirmeler size herhangi bir memnuniyet puanından daha fazlasını anlatır. İlerlemeyen konularda dürüst olun; bunlar bir sonraki toplantı için faydalı bir girdidir.

Nereden başlamalı

Önümüzdeki aylarda bir ofis dışı toplantı planlıyorsanız, işe toplantının üretmesi gereken kararları yazarak başlayın. Tasarım, kolaylaştırma veya mekân konusunda destek isterseniz strateji ve performans programlarımıza göz atın.