Kısaca

  • Excel, Google E-Tablolar veya Numbers'da açılır; her maliyet kalemi için bir satır, kategoriye göre gruplanmış.
  • Tahmin, teklif ve gerçekleşen sütunlarıyla bütçeyi briften son faturaya kadar takip edebilirsiniz.
  • Sıklıkla unutulan kalemleri içerir: KDV, servis ücretleri, rehber bahşişleri, yedek bütçe ve kur tamponu.
  • Formül veya makro yok: toplamları kullandığınız tablo programında kendiniz ekleyin.

Bu şablon, tipik bir kurumsal etkinlik, şirket kampı veya teşvik gezisinin maliyet kalemlerini kategoriye göre gruplanmış şekilde listeler. CSV dosyasını indirin, Excel, Google E-Tablolar veya Numbers'da açın ve etkinliğiniz için miktarları ve birim maliyetleri doldurun. İhtiyacınız olmayan satırları silin, kendi satırlarınızı ekleyin.

Nasıl kullanılır

  1. Tahmin sütunuyla başlayın. Teklif istemeden önce kişi başı üst sınırınızı ve katılımcı aralığını kullanarak yaklaşık rakamları girin.
  2. Teklifleri geldikçe ekleyin. Her tedarikçinin teklif ettiği birim maliyeti girin ve neleri kapsadığını not edin (KDV, servis ücreti, para birimi).
  3. Etkinlikten sonra gerçekleşenleri takip edin. Nihai faturaları tekliflerle karşılaştırın; aradaki fark, sahada nerede değişiklik olduğunu gösterir.
  4. Bir yedek bütçe satırı tutun. Pek çok planlamacı son dakika değişiklikleri ve kur hareketleri için bir rezerv ayırır; tutarı bütçe sorumlunuzla kararlaştırın.

Şablondaki kategoriler

  • Mekân ve toplantı alanı: salon kirası, grup çalışma odaları, açık alanlar.
  • Konaklama: tipe ve geceye göre odalar, konaklama vergisi.
  • Yiyecek ve içecek: kahvaltılar, öğle ve akşam yemekleri, kahve araları, resepsiyon, gala yemeği, içecekler.
  • Ulaşım: uçuşlar, havalimanı transferleri, otobüsler, yerel ulaşım.
  • Aktiviteler ve deneyimler: takım çalışması etkinlikleri, geziler, rehberler, giriş ücretleri.
  • Prodüksiyon ve görsel-işitsel: sahne, ekranlar, ses, ışık, teknisyenler, canlı yayın, tercümanlık.
  • Konuşmacılar, sunucular ve eğlence.
  • Marka uygulamaları, baskı ve hediyeler.
  • Personel ve yönetim: planlama ücretleri, saha personeli, fotoğrafçı.
  • Sigorta, vizeler ve idari giderler.
  • Yedek bütçe ve kur tamponu.

İpuçları

  • Tüm tutarları tek bir para biriminde yazın ve kullandığınız döviz kurunu not edin.
  • Her teklifin KDV ve servis ücretlerini içerip içermediğini not edin; bunları karıştırmak en yaygın bütçe hatasıdır.
  • Destinasyona göre yaklaşık bir aralık için önce ücretsiz bütçe hesaplayıcımızı deneyin, ardından ayrıntılar için bu tabloyu kullanın.