Lista de comprobación para un evento paralelo o un lanzamiento de producto durante una gran feria

Una gran feria comercial consigue algo que ningún presupuesto de marketing logra con facilidad: reúne a sus clientes, socios, distribuidores y la prensa especializada en la misma ciudad durante unos días. Eso la convierte en el momento perfecto para un evento paralelo, una recepción para clientes o un lanzamiento de producto. También significa que compite con todos los demás expositores por las noches de las mismas personas. Esta lista de comprobación recoge lo que repasamos al planificar un evento paralelo durante una gran feria en Estambul o en cualquier otro lugar de Turquía.

De ocho a doce semanas antes: estrategia y calendario

• Defina el objetivo. ¿Es un lanzamiento para la prensa y las cuentas clave, una recepción de agradecimiento para distribuidores o una pequeña cena para un puñado de clientes estratégicos? La lista de invitados y el formato se derivan de ello.
• Estudie el programa de la feria. Revise la ceremonia de inauguración, las recepciones oficiales, las veladas de premios y los días de mayor afluencia de visitantes. Evite coincidir con cualquier acto al que probablemente asistan sus invitados.
• Elija la franja. A primera hora de la noche del primer o segundo día suele funcionar mejor. El último día, muchos visitantes ya se han ido o están agotados.
• Fije el presupuesto y el número de asistentes. Sea realista con la asistencia: durante una feria, no todos los que aceptan acaban viniendo.

De seis a ocho semanas antes: espacio y proveedores

1. Espacio: elija un lugar al que los invitados puedan llegar rápidamente desde la feria o sus hoteles. Un traslado corto importa más que una dirección famosa. Los hoteles cercanos a la feria, las terrazas en azoteas, los restaurantes junto al agua y los espacios privados para eventos funcionan muy bien.
2. Transporte: si el espacio no está a poca distancia a pie, planifique lanzaderas desde la feria a horas fijas y un regreso a las principales zonas hoteleras.
3. Necesidades técnicas: para un lanzamiento, confirme escenario, pantallas, sonido, iluminación y electricidad. Haga un ensayo técnico en el espacio.
4. Catering: las recepciones de pie con comida abundante funcionan bien después de un día en la feria; los invitados suelen llegar con hambre. Incluya opciones vegetarianas, halal y sin alcohol claramente identificadas.
5. Permisos: compruebe los permisos necesarios para eventos al aire libre, música, señalización de marca en zonas públicas o demostraciones de producto.

De cuatro a seis semanas antes: invitaciones

Envíe las invitaciones pronto, porque las agendas se llenan rápido durante la semana de la feria. Haga que la invitación sea clara y breve: qué, dónde, cuándo, por qué merece la pena y cómo llegar desde la feria. Pida confirmación y haga un seguimiento personal de los invitados clave por teléfono o a través de sus gestores de cuentas. Una invitación personal de alguien a quien conocen es mucho más eficaz que un segundo correo electrónico.

Consejo práctico: entregue en su stand, el mismo día del evento, recordatorios impresos o digitales con un mapa sencillo y la hora de la lanzadera. Muchos invitados deciden sus planes para la noche mientras recorren la feria.

La semana anterior: confírmelo todo

• Reconfirme el espacio, los horarios, el menú y las cifras finales.
• Informe a anfitriones y ponentes: quién recibe a quién, quién habla y durante cuánto tiempo.
• Prepare una lista de invitados para la puerta, con acreditaciones o un registro sencillo.
• Prepare los materiales de prensa y la información del producto si va a hacer un lanzamiento.
• Asigne a una persona para gestionar el evento esa noche, distinta del equipo del stand.

La noche del evento: breve y centrado

Los mejores eventos paralelos respetan el tiempo de sus invitados. Planifique la llegada y las bebidas, un mensaje breve y claro, idealmente de menos de quince minutos, y después mucho tiempo para conversar. Si presenta un producto, haga posible verlo y tocarlo. Asegúrese de que sus directivos estén en la sala y sepan a quién deben conocer.

Si el espacio tiene una terraza al aire libre, mantenga reservado un espacio interior por si hace viento o llueve, y decida la hora límite para el cambio. Informe a los invitados en la entrada si se van a hacer y compartir fotos, y ofrezca a quien prefiera no aparecer una forma sencilla de indicarlo.

Después: haga el seguimiento mientras importa

Envíe un breve mensaje de agradecimiento en uno o dos días, con fotos, el mensaje clave y un próximo paso claro, como una solicitud de reunión o información sobre el producto. Comparta la lista de asistentes con su equipo comercial para que las conversaciones iniciadas en el evento continúen.

Indíquenos a qué feria asistirá, sus fechas y el tipo de evento que tiene en mente. Revisaremos con usted el programa de la feria, le sugeriremos espacios y horarios que funcionen y nos encargaremos de la logística para que su equipo pueda centrarse en los invitados.