Checklist del minuto a minuto de una cena de gala

Una cena de gala o de entrega de premios suele ser el momento que más recuerdan los invitados, y también el que tiene más piezas en movimiento. Un minuto a minuto (también llamado escaleta o cue sheet) coloca cada momento en una sola línea de tiempo con un responsable. Usa esta checklist para elaborar el tuyo y compártelo después con el espacio, el equipo audiovisual, el presentador y todas las personas que tengan un papel esa noche.

Semanas antes

• Confirma el espacio, la disposición de la sala, el plano de mesas y el aforo máximo.
• Acuerda el menú, el paquete de vino o bebidas y todas las necesidades alimentarias, con nombres y números de mesa.
• Contrata al presentador o maestro de ceremonias, el entretenimiento, el fotógrafo y el videógrafo, con las horas de llegada por escrito.
• Reúne los discursos, las categorías de premios, los nombres de los ganadores (de forma confidencial) y la música de subida al escenario.
• Diseña y encarga los materiales impresos: menús, tarjetas de mesa, números de mesa, señalización.
• Planifica el transporte de los invitados de ida y vuelta al espacio, con horarios de salida para regresos tempranos y tardíos.
• Revisa el plan alternativo por mal tiempo para cualquier recepción al aire libre.

El día del evento: montaje

• Hora de acceso a la sala acordada con el espacio; mobiliario y disposición de mesas comprobados con el plano.
• Escenario, atril, pantallas, micrófonos (de mano y de solapa), iluminación y sonido instalados.
• Presentación, vídeos y música de subida al escenario cargados y probados en el portátil del show, con una copia de seguridad.
• Tarjetas de mesa, menús, números de mesa y centros de mesa colocados y revisados.
• Premios y regalos contados, etiquetados y colocados entre bastidores bajo la responsabilidad de una sola persona.
• Photocall o fondo fotográfico montado e iluminado.

Ensayo (por la tarde)

• El presentador y los ponentes ensayan en el escenario con micrófonos y diapositivas.
• Recorre el itinerario de los premios: dónde se sientan los ganadores, cómo llegan al escenario, por dónde salen para las fotos.
• El equipo audiovisual repasa todas las entradas en orden: luces, música, vídeo, diapositivas.
• La cocina y el responsable de banquetes confirman los horarios de servicio de cada plato en relación con los discursos.

Llegada de invitados y recepción

• Equipo de bienvenida y señalización en su sitio en el punto de llegada y en la entrada.
• Guardarropa atendido y listo.
• Bebidas y canapés de recepción servidos, con opciones sin alcohol tan atractivas como el resto.
• El fotógrafo cubre las llegadas y las fotos de grupo.
• El presentador o el espacio invita a pasar a la cena a la hora acordada.

Cena y programa

• Discurso de bienvenida: quién habla, cuánto dura, antes o después del entrante.
• Horarios de servicio del entrante, el plato principal y el postre acordados y comunicados al presentador.
• Discursos y premios situados entre platos, nunca durante el servicio ni la retirada.
• Bloques de entretenimiento con hora de inicio y fin, y volumen acordado con el espacio.
• Brindis o palabras de cierre, seguidos del paso al baile, la música o la barra.

Final de la noche

• Últimas consumiciones y hora de cierre acordadas con el espacio y anunciadas con amabilidad.
• Transporte de regreso organizado por turnos, con una persona designada que revisa el último autocar.
• Objetos perdidos y premios olvidados recogidos.
• Desmontaje del escenario, el equipo audiovisual y el branding a la hora acordada.
• Breve reunión de cierre con el responsable del espacio: incidencias, extras solicitados y cualquier detalle a tener en cuenta en la factura.

Columnas recomendadas para el minuto a minuto

• Hora, duración, elemento, ubicación, responsable, entrada de audiovisual o luces, entrada de música, notas.
• Imprímelo en letra grande para el presentador y la mesa de control audiovisual; la copia maestra, en manos de una sola persona.