Lista de verificación para planificar un retiro de empresa: de 12 semanas antes al día después

Use esta lista para un retiro de empresa, un offsite o un viaje de incentivo de dos a cuatro días. Marque las tareas a medida que avance y compártala con los responsables de cada parte. Los plazos suponen unas 12 semanas de antelación; si tiene menos, concentre las tres primeras secciones en sus dos primeras semanas.

12 semanas antes: brief y presupuesto

• Anote los dos o tres objetivos del retiro (por ejemplo: alinearse con el plan del próximo año, premiar al equipo de ventas, ayudar a cohesionar un equipo fusionado).
• Acuerde quién aprueba: un responsable del presupuesto y una persona que toma las decisiones.
• Defina un rango de asistentes (mínimo y máximo) y quién está invitado: equipo, socios, acompañantes.
• Elija dos o tres franjas de fechas y compárelas con los festivos, las vacaciones escolares y los plazos de la empresa en cada país de origen.
• Fije un presupuesto total y un tope por persona, y decida qué incluye (vuelos, habitaciones, comidas, actividades, regalos, IVA).
• Enumere los imprescindibles y los motivos de descarte: tamaño de la sala de reuniones, habitaciones individuales, playa o ciudad, tiempo de viaje, política de alcohol.
• Decida si trabajará con un organizador o directamente con la sede, y envíe el brief.

10 semanas antes: destino y sede

• Preseleccione dos o tres destinos según el tiempo total de viaje desde sus ciudades de origen, no solo por la distancia.
• Compruebe los requisitos de entrada para cada pasaporte del grupo (sin visado, visado electrónico o visado obligatorio) y anote los plazos de tramitación.
• Compare de dos a cuatro sedes una al lado de otra: habitaciones, espacio de reuniones, espacios exteriores, comida, wifi, accesibilidad, precio.
• Pida por escrito las condiciones del bloqueo de habitaciones: fechas de liberación, reducción permitida (attrition), cancelación y calendario de depósitos.
• Haga una visita de inspección o un recorrido por vídeo en directo de la sala de reuniones, las habitaciones y los comedores.
• Firme el contrato con la sede y pague el depósito solo después de que la persona que decide lo haya aprobado.

8 semanas antes: invitaciones y vuelos

• Envíe un save-the-date con las fechas, el destino y lo que está cubierto.
• Abra un único formulario de inscripción: nombre completo como en el pasaporte, nacionalidad, fecha de nacimiento si es necesaria para los vuelos, necesidades alimentarias, necesidades de accesibilidad, preferencia de habitación, contacto de emergencia.
• Solicite presupuestos de vuelos para grupos o establezca una política y una fecha límite de reserva si cada persona reserva por su cuenta.
• Inicie las solicitudes de visado o visado electrónico para quien lo necesite.
• Compruebe la cobertura del seguro de viaje de cada participante.

6 semanas antes: programa y experiencias

• Prepare un borrador de la agenda día a día: llegadas, sesiones de trabajo, actividades, tiempo libre, comidas, salidas.
• Reserve al menos un bloque sin estructurar cada día; la gente recuerda las conversaciones que tuvo en su tiempo libre.
• Reserve actividades y guías, con una alternativa por si hace mal tiempo para todo lo que sea al aire libre.
• Informe a ponentes o facilitadores sobre los objetivos, los horarios y el público.
• Confirme las necesidades audiovisuales: pantallas, micrófonos, punteros, retransmisión híbrida, interpretación.
• Planifique la cena de gala o la velada principal: lugar, menú, entretenimiento, premios, transporte.

4 semanas antes: logística

• Elabore la rooming list a partir de las inscripciones y envíela a la sede.
• Reserve los traslados desde el aeropuerto por vuelo, con carteles con nombres y un punto de encuentro.
• Confirme menús que cubran todas las necesidades alimentarias, incluidas halal, vegetariana, vegana y alergias.
• Encargue los artículos de marca, los regalos y los materiales impresos con entrega en la sede.
• Acuerde la lista de contactos en destino y un grupo de WhatsApp o mensajería para el equipo principal.
• Redacte un breve plan de seguridad: hospital más cercano, números de emergencia, punto de primeros auxilios, puntos de reunión.

2 semanas antes: confírmelo todo

• Envíe a los participantes el dosier de viaje final: vuelos, horarios de traslado, dirección del hotel, agenda, código de vestimenta, previsión del tiempo, contactos de emergencia.
• Vuelva a confirmar las cifras finales con la sede y con cada proveedor antes de su fecha de liberación.
• Compruebe que todos tienen el visado y el pasaporte en regla y en su poder.
• Prepare el guion del evento (run-of-show) con horarios y responsables para cada sesión y traslado.
• Acuerde las condiciones de pago y las fechas de vencimiento del saldo final.

Días del evento

• Llegue un día antes si puede: recorra las salas, pruebe el audiovisual y el wifi y conozca al equipo de la sede.
• Haga una reunión diaria de 10 minutos con la sede y los proveedores.
• Controle las llegadas y salidas con la lista de traslados.
• Lleve un registro de cambios (habitaciones extra, cambios de menú, traslados añadidos) para revisar las facturas.
• Haga fotos y vídeos cortos para la comunicación interna, con consentimiento.

El día después

• Envíe una nota de agradecimiento con fotos y las decisiones o resultados clave de las sesiones.
• Envíe una encuesta de cinco preguntas en un plazo de 48 horas, mientras los recuerdos están frescos.
• Concilie las facturas de los proveedores con los contratos y el registro de cambios.
• Escriba un balance de una página: qué funcionó, qué cambiar, qué repetir el próximo año.
• Comparta los resultados con la dirección frente a los objetivos que fijó 12 semanas antes.