En resumen

  • Nombres exactamente como en el pasaporte: hoteles y aerolíneas cruzan los datos con ellos.
  • Una fila por huésped, con una columna «comparte con» para habitaciones twin y dobles.
  • Tener los vuelos de llegada y salida en la misma hoja facilita la planificación de traslados.
  • Recoge aquí una sola vez las necesidades alimentarias y de accesibilidad, y comparte después las columnas pertinentes con cada proveedor.

Una rooming list le dice al hotel quién duerme dónde y desde qué noche hasta qué noche. También es la base para planificar los traslados, las credenciales y las listas de necesidades alimentarias. Descarga el CSV, ábrelo en Excel o Google Sheets, elimina las dos filas de ejemplo y añade a tus invitados.

Columnas de la plantilla

  • N.º – un número correlativo, útil cuando hablas con el hotel por teléfono.
  • Apellido y nombre – exactamente como en el pasaporte o documento de identidad.
  • Empresa o departamento – ayuda al hotel a agrupar el check-in y el mostrador de bienvenida.
  • Tipo de habitación – individual, doble, twin o suite.
  • Comparte con – el nombre del otro huésped en habitaciones twin y dobles.
  • Fechas de entrada y salida – y el número de noches.
  • Vuelo de llegada y de salida – número de vuelo y hora, para los traslados.
  • Necesidades alimentarias y de accesibilidad – se comparten solo con los proveedores que las necesitan.
  • Notas – VIP, entrada anticipada, salida tardía, habitaciones comunicadas.

Buenas prácticas

  • Envía al hotel un único archivo maestro con la fecha de cada versión; nunca envíes listas parciales.
  • Acuerda con el hotel la fecha límite de la lista definitiva; suele estar vinculada a la fecha de liberación del bloqueo de habitaciones.
  • Trata la lista como datos personales: compártela solo con quien la necesite y borra las copias después del evento.